Kiểm kê quỹ tiền mặt

1. Nội dung

Định kỳ cuối tháng hoặc cuối năm, khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, kế toán cần thực hiện:

• Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền về số lượng và mệnh giá.
• Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ. Nếu có sự chênh lệch phải ghi rõ số tiền và lý do chênh lệch; đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt để tìm ra những giao dịch thu, chi không khớp.
• Sau khi kiểm kê, thực hiện tổng hợp kết quả kiểm kê trình kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị.

Kể từ phiên bản R9, kế toán có thể lập và in biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt ngay trên phần mềm, tự động tính toán chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế và sổ sách, tạo nhanh chứng từ xử lý chênh lệch.

2. Các bước thực hiện

1. Vào phân hệ Tiền mặt, chọn mục Kiểm kê quỹ tiền mặt. Nhấn Thêm.

2. Tại Bảng kiểm kê quỹ:

• Nhập thông tin chung: Mục đích, Kiểm kê đến ngày, Số bảng kiểm kê, Ngày kiểm kê…
• Chọn Quỹ tiền trong danh mục để kiểm kê.
• Tại phần Kiểm kê thực tế, nhập Số lượng và Diễn giải theo kết quả thực tế kiểm kê được.
• Tại cột kết quả bên phải: Phần mềm tự động hiển thị số dư theo sổ kế toán, số kiểm kê thực tế và chênh lệch. Anh/chị nhập người kiểm kê và kết quả xử lý.
• Nhập thành viên kiểm kê.
• Nếu có tài liệu đính kèm thì chọn Tải lên tệp đính kèm.
• Nhấn Cất để lưu.

3. Chọn Xử lý chênh lệch để bổ sung chứng từ cho khoản tiền chênh lệch sau kiểm kê.

• Trường hợp số kiểm kê thực tế lớn hơn số dư theo sổ kế toán: Phần mềm lập Phiếu thu tiền để xử lý chênh lệch.
• Trường hợp số kiểm kê thực tế nhỏ hơn số dư theo sổ kế toán: Phần mềm lập Phiếu chi tiền để xử lý chênh lệch.

Ví dụ: Trường hợp số kiểm kê thực tế lớn hơn số dư theo sổ kế toán

Nhập thông tin còn thiếu trên chứng từ. Nhấn Cất để lưu.

4. Sau khi xử lý chênh lệch, Bảng kiểm kê quỹ hiển thị Đã xử lý chênh lệch và chứng từ tham chiếu là phiếu thu/phiếu chi vừa lập.

5. Trường hợp anh/chị đã tạo chứng từ xử lý chênh lệch ở ngoài, có thể vào bảng kiểm kê quỹ, chọn Thêm chứng từ xử lý.

• Chọn loại chứng từ và khoảng thời gian lập chứng từ xử lý chênh lệch, nhấn Lấy dữ liệu.
• Chọn chứng từ xử lý chênh lệch của biên bản kiểm kê đã lập.
• Nhấn Chọn.

Sau khi chọn chứng từ xử lý, biên bản kiểm kê chuyển sang trạng thái Đã xử lý chênh lệch và hiển thị CT tham chiếu.

6. Để in bảng kiểm kê, nhấn In, chọn Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt.

Phần mềm in bảng kiểm kê như sau: